建物の記録をデータにして当社でお預かりし、
いつでもサイトから見て、PDFで取り出せるようにします。
基本情報カルテのご記入 → 調査に伺う（調査カルテ） → 会員登録 → 紙の資料をデータにして当社で保管 → サイトで見て、PDFで取り出す。
建物の「カルテ」とは何か、なぜ残すのか
建物の生まれ（図面）から、これまでの調査と修繕の記録までを、1冊にまとめた記録帳です。
- 記録の持ち主は管理組合。当社はお預かりして保管します
- 理事が替わっても、前の検討の理由までたどれます
- 次の工事で同じ工法が使えるかを早めに確かめられます
基本情報から調査、データ化まで
まず管理組合に基本情報カルテをご記入いただき、それをもとに調査に伺います。紙のまま残っている資料は、読み取ってデータにし、当社で保管します。
- はじめに基本情報カルテをご記入いただきます
- 調査の結果は、図面と現場を照らし合わせて調査カルテに
- 竣工以来の紙の資料をデータにして当社で保管します
理事が替わっても、サイトから取り出せる
お預かりした資料は、会員ページからいつでも見られます。必要な書類を選ぶと、1つのPDFにまとめて取り出せます。資料をお預かりするため、会員登録をお願いしています。
- 総会資料・理事会の引き継ぎ・見積の依頼に、PDFですぐ使えます
- サービスの内容と料金表も、ここでご覧いただけます
- 長期修繕計画の見直し時期や、点検の時期をお知らせします
カルテを使い続け、次のご相談につなげる
基本情報・調査カルテのほかに、見積検証・長期修繕計画のカルテを足していけます。調査・工事・定期診断のたびに記録を足します。
- 基本情報・調査・見積検証・長期修繕計画の4種類
- 定期診断のたびにカルテを更新します
- 次のご相談は、このカルテから始まります
建物カルテとは ── 建物の生まれから今までの記録帳
理事が替わるたびに、図面や工事の記録がどこにあるか分からなくなる──よく伺うお悩みです。建物の生まれから今までの記録を1か所にまとめておけば、担当が替わっても話を続けられます。これを「建物カルテ」と呼んでいます。
基本情報カルテ（図面・確認済証）
調査カルテ・点検の報告書
修繕工事の見積・契約・写真
点検の時期・長期修繕計画
持ち主は管理組合
記録はもともと管理組合のものです。当社はデータにしてお預かりし、いつでも取り出せるようにする役です。
「なぜ」まで残す
何をしたかだけでなく、なぜその結論になったかを書きます。次の理事会が同じ議論を繰り返さずに済みます。
現場で確かめて書く
図面や書類を写すだけではありません。現場で確かめた事実をもとに書きます。
当社の立場：私たちは、建物を調べて記録し、ご提案する立場です。設計をする立場でも、工事を受注する立場でもありません。カルテをもとに建物の実情に合わせたご提案をし、工事は提携パートナー（専門工事会社）が行います。
記録を残す4つの理由
マンションの困りごとの多くは、建物そのものより「分からない」ことから始まります。
1. 理事は毎年のように替わる
前の理事会が何を検討し、どんな理由でその結論になったのか。記録がなければ、同じ議論を何度も繰り返すことになります。
2. 図面と現物は、だいたい違う
竣工後の変更や、過去の修繕で仕様が変わっていることがあります。図面だけで判断すると、工事が始まってから数量や工法の食い違いが出ます。
3. 記録がないと、比べられない
前回の工事で、何に・どれだけ・いくらかかったのか。それが分からなければ、今回の見積が高いのか安いのか、判断のしようがありません。
4. 次も同じ工法でできるとは限らない
前回使った材料が製造中止になっている、法令や仕様の基準が変わっている、ということがあります。記録があれば、次の工事の前に早めに確かめられます。
写真と見積書は、年月が経つほど散逸しやすい記録です。カルテは、散逸する前に集めておくための仕組みです。
基本情報カルテ ── まず、ご記入いただくこと
調査に伺う前に、管理組合に建物の基本情報と、お手元にある記録をご記入いただきます。これをもとに、調べる場所と、お借りする資料を決めます。
ご記入いただく項目（見本）
| 区分 | ご記入いただくこと |
|---|---|
| 建物 | マンション名・所在地・竣工年・構造・階数・戸数 |
| 管理 | 管理会社・管理の形（全部委託／一部委託など）・理事会の人数と任期 |
| 修繕の履歴 | 前回の大規模修繕の年と主な工事・給排水管の工事の有無 |
| 計画 | 長期修繕計画を作った年・最後に見直した年・次の大規模修繕の予定 |
| 困りごと | 雨漏り・漏水・ひび割れ・設備の不具合など、今気になっていること |
ご記入の用紙は当社でご用意します。【★用紙（または入力の画面）の形は定例で決定】
お手元の記録チェック
8種類の記録のうち、ありかが分かっているものに印を付けてください。基本情報カルテにも同じ欄があります。この画面の結果が当社に送られることはありません。
印を付けると、ここに結果が出ます。
調査カルテ ── 現地で調べた内容をまとめる
基本情報カルテをもとに調査に伺います。集めた図面をそのまま信じるのではなく、現場で確かめてから書きます。経験は思い込みにもなり得るので、必ず事実で確かめます。
-
1
設計図を写す（見る）
- 竣工図・仕上表を写しながら読み、材料・寸法・納まりを頭に入れます
- 過去の修繕記録と見比べ、変わっていそうな所に印を付けます
お願いすること：図面と工事の記録をお貸しください（原本はお返しします）寄り【★写真差替】写真 No.カ-1写した図面と現場の写真を並べた場面撮影のポイント：図面と同じ場所の写真を並べて1枚に。手元だけを写す -
2
現場で確かめる（やってみる）
- 印を付けた所を中心に、目で見て、触って、叩いて、測ります
- 違いや傷みがあれば、写真と寸法で記録します
お願いすること：屋上・機械室などの鍵の開錠 -
3
理由を伺う（聞く）
- 違いがあった所について、管理組合・管理会社に経緯を伺います
- いつ・誰が・なぜ変えたのかが分かれば、それも残します
-
4
調査カルテにまとめる
- 傷みの場所・状態・原因・緊急度（A／B／C）と、図面と今の建物の違いの一覧をまとめます
- 調べ方の詳しい中身は 建物調査・診断 のページでご覧いただけます
よく見つかる「図面との違い」の例
| 場所 | よくある違い | 放っておくと |
|---|---|---|
| 外壁 | 前回の修繕で、仕上げや塗料の種類が変わっている | 次の工事で、合わない材料や工法を選んでしまう |
| 屋上・バルコニー | 防水の工法が竣工時と違う | 重ねて施工できるか、撤去が要るかの判断を誤る |
| 給排水管 | 一部だけ更新され、配管の経路や材質が変わっている | 計画の数量・費用が実際と合わない |
| 設備の増設 | 防犯カメラ・宅配ボックス・照明などが図面に無い | 工事のときに移設・養生の費用が抜ける |
見る・聞く・やってみる
40年以上、建築の現場で大切にしてきたことです。調査カルテも、この順で書きます。
設計図・仕様書を写し、図面と今の建物の違いを確かめます。
管理組合・管理会社・居住者の皆さまから、不具合と履歴を伺います。
叩く・測る・試す。思い込みではなく、事実で判断します。
紙の資料をデータに ── 当社で保管します
竣工以来の図面や書類は、紙のまま段ボールに入っていることがほとんどです。これを読み取ってデータにし、当社でお預かりして保管します。原本は管理組合にお返しします。
- 1
お預かりする
- 預かる書類の一覧（預かり証）を作り、管理組合と当社で1部ずつ持ちます
- 2
読み取る
- 図面・書類をスキャナーで読み取ります。大きな図面もそのままの縮尺で残します
- 3
名前と分け方をそろえる
- 「年・種類・場所」の決まった名前を付け、8種類の記録に分けます
- 写真の整理はAIで行うため、手間と費用を抑えられます
- 4
当社で保管し、原本をお返しする
- データは当社で保管し、会員ページから見られるようにします
- 原本は、どれがどこにあるかの「所在の一覧」を付けてお返しします
確認中：データの保管の方法、見られる方の範囲（理事のみ・区分所有者全員など）、名簿など個人の情報を含む書類の扱いは、会員規約で定めます。【★IT担当と検討・定例で決定】
サイトで見る・PDFで取り出す
理事は毎年のように替わります。でも、資料は当社のサイトにあります。会員ページに入れば、いつでも資料を見て、必要なものを選んでPDFにまとめて取り出せます。
こんなときに使えます
総会の資料に
長期修繕計画と前回の工事の記録を選んで、そのまま配布用のPDFに。
理事の引き継ぎに
新しい理事の方も、同じ会員ページから過去の検討の経緯をたどれます。段ボールの受け渡しは要りません。
見積の依頼に
図面・仕上表・調査カルテをまとめて、各社に同じ条件でお渡しできます。
会員ページは現在準備中です。上の画面は見本で、実際の画面とは異なります。【★会員ページの仕組みはIT担当（濱田さん）と検討】
サービス内容と料金
会員になると受けられるサービスと、その料金です。資料をお預かりするため、管理組合単位での会員登録をお願いしています。
会員サービスの内容
| サービス | 中身 |
|---|---|
| 資料の保管 | データにした資料を当社で保管します。定期診断や工事のたびに記録を足します |
| 閲覧・取り出し | 会員ページからいつでも見られ、選んだ資料をPDFにまとめて取り出せます |
| 長期修繕計画のご案内 | 見直しの時期が近づいたら、ご連絡します（国の指針では5年程度ごと） |
| 点検・保証期限のお知らせ | カルテにある点検の時期や、工事の保証の期限をお知らせします |
| 理事交代のときのご案内 | 新しい理事の方へ、会員ページの使い方をご案内します |
料金表
| 項目 | 内容 | 料金 | お支払い |
|---|---|---|---|
| ご相談・現地確認 | AI相談窓口・無料相談会・お電話でのご相談、現地の確認 | 無料 | ― |
| 会員登録料 | 会員ページの開設、基本情報カルテの受け付け | 【★定例で決定】 | 登録のとき一度だけ |
| サービス料 | 上の「会員サービスの内容」すべて | 【★定例で決定】 | 【★月額か年額か】 |
| 調査カルテの作成 | 現地の調査と、調査カルテへのまとめ | 建物の規模によりお見積もり | 調査のとき |
| 資料のデータ化 | 紙の図面・書類の読み取り、名前と分け方の整理 | 資料の量によりお見積もり | 作業のとき |
金額はすべて税込みで表示します【★税込み・税抜きの表示は定例で確認】。調査の費用の目安は 費用の目安を試算する でご覧いただけます。工事金額から紹介料・歩合はいただきません。
カルテの種類と更新
基本情報カルテと調査カルテを土台に、ご相談の内容に合わせたカルテを足していきます。どれも同じ会員ページに入るので、記録が散らばりません。
基本基本情報カルテ
建物・管理・修繕の履歴・計画・困りごと。管理組合にご記入いただく、すべての土台です。
基本調査カルテ
現地で調べた傷みと、図面と今の建物の違い。緊急度（A／B／C）付きで記録します。
追加見積検証カルテ
工事の見積書を8つの軸で確かめ、何にいくらかかっているかを整理します。計画書・見積の検証
追加長期修繕計画カルテ
今の計画を調査の結果と照らし合わせ、建物の実情に合わせた見直し案をまとめます。次回も同じ工法でできるかも確かめます。
記録を足しながら回り続けます
- 1
調査 → カルテ
- 調査の結果を調査カルテにまとめ、会員ページに入れます
- 2
ご提案
- カルテをもとに、長期修繕計画を建物の実情に合わせて見直し、ご提案します。決めるのは管理組合です
- 3
提携パートナーのご紹介
- 工事は専門工事会社が行います
- 4
定期診断 → カルテを更新
- 工事のあとも見に伺って記録を足します。次のご相談は、このカルテから始まります
よくある質問
建物カルテと会員サービスについて、よくいただくご質問です。
図面が見あたりません。それでも作れますか？
理事が替わったら、どうやって引き継ぎますか？
管理会社が記録を持っています。渡してもらえますか？
管理会社を替えることになりますか？
会員をやめたら、データはどうなりますか？
個人（区分所有者）でも登録できますか？
費用はどのくらいですか？
まずは、お手元の記録を見せてください
何がそろっていて、何が足りないのか。そこを整理するところから始めます。ご相談・現地確認は無料です。
返信は通常2営業日以内。携帯 090-8628-3338（担当：久保田）
出典・参考資料
- 国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」管理組合の業務（設計図書の管理、修繕等の履歴情報の整理及び管理等）【★条番号は公開前に確認】
- 国土交通省「長期修繕計画作成ガイドライン・同コメント」（令和6年6月改定）