総会で決めるまで、6つの段階で進めます。

総会で決めるまでの6つの段階

かかる期間は建物の規模や傷み具合で変わります。総会の直前に慌てないよう、早めに動き始めることがいちばんの近道です。

1. 理事会で検討を始め、修繕委員会をつくる

   理事会は1〜2年で交代することが多いため、工事が終わるまで続けて担当する修繕委員会をつくると、話が途中で途切れません。まず、手元の書類がそろっているかを確かめます。

   中心になる人理事会・修繕委員会

   そろえる書類長期修繕計画書・竣工図・これまでの工事や点検の記録

   当社のお手伝い無料相談会、書類の保管サービスで記録をそろえる

2. 建物の今の状態を調べる（建物調査・診断）

   図面と記録を確かめてお話を伺う予備調査、目で見てたたいて確かめる一次調査、必要な所だけ機械で測る二次調査の順に進め、結果を報告書と建物カルテにまとめます（診断）。この結果が、工事の範囲と金額を決める土台になります。

   中心になる人修繕委員会・調査を行う専門家

   できる書類調査・診断の報告書

   当社のお手伝い建物調査・診断

3. 工事の範囲・時期・お金を決める（修繕の基本計画）

   調査の結果をもとに、どこを・いつ・どこまで直すかと、おおよその金額を決めます。修繕積立金で足りるか、足りなければ一時金・借入れ・工事の見直しのどれにするかも、この段階で考えます。

   中心になる人修繕委員会・理事会

   できる書類修繕の基本計画（工事の範囲・仕様・概算）、資金の計画

   当社のお手伝い長期修繕計画の見直し、修繕積立金チェック

4. 工事会社を選ぶ

   見積の条件（工事の範囲・数量・仕様）をそろえて、複数の会社から見積を取ります。総額だけでなく、内訳・工事中の体制・保証まで比べます。どの会社に声をかけ、どう選んだかを記録に残すことが、総会で説明するときの支えになります。国土交通省も、不適切なコンサルタントによる発注には注意するよう呼びかけています。

   中心になる人修繕委員会・理事会

   できる書類見積の比較表、選んだ理由の記録

   当社のお手伝い中立の立場で見積を比べます（工事金額からの紹介料・歩合はいただきません）。入札のしくみ

5. 住民説明会を開く

   総会の前に、工事の中身・金額・選んだ会社・工事中の暮らしへの影響を説明し、質問を受けます。出られない方には資料を配り、質問の受付先を伝えます。総会の当日に初めて聞く、という人をなくすことが大切です。

   中心になる人理事会・修繕委員会

   できる書類説明資料、質問と回答のまとめ

   当社のお手伝い説明資料づくり、説明会でのご説明

6. 総会で決める

   招集通知は、法律では会日の1週間以上前に出します（管理規約でもっと長い期間を定めていれば、そちらに従います）。通知には、議題ごとに議案の要領を書きます。議案には、工事の内容・金額・工事会社・お金の出どころ（一時金や借入れがあればそれも）を入れます。決まったら、工事会社と契約し、工事説明会をへて着工です。

   中心になる人理事長（招集）・組合員の皆さま

   できる書類招集通知・議案書・議決権行使書、議事録

   当社のお手伝い議案のわかりやすさの確認、総会でのご説明

総会の前に、よくあるつまずき

1. お金が足りないことが、総会の直前にわかる工事会社を選んだあとで積立金の不足がわかると、一時金や借入れの話を急いでまとめることになります。段階3で、早めに確かめておきましょう。修繕積立金チェックで目安と比べる →
2. 見積の条件がばらばらで、比べられない会社ごとに工事の範囲や数量が違うと、総額の安い高いだけでは判断できません。条件をそろえてから見積を取ることが先です。
3. 選んだ理由を説明できない「管理会社に任せたら決まっていた」では、総会で質問が出たときに答えられません。声をかけた会社と選んだ理由を、記録に残しておきましょう。